نمایشگاه‌های بازرگانی، گردهمایی‌هایی صنعتی هستند که نمایندگان رسانه، تولیدکننده‌ها و مشتریان را در حوزه از پیش تعیین‌شده‌ای برای تفریح، آشنایی، خریدوفروش و معرفی محصولات جدید دورهم جمع می‌کنند. شرکت در نمایشگاه‌های بازرگانی راه بسیار خوبی برای مدیریت ارتباطات مشتری، معرفی محصولات به کسب‌وکار، تدوین و اداره روابط رسانه‌ای و ماندن در رأس رقابت‌های صنعتی است. تنها نکته این است که حتی در بارزترین حوزه صنعت هم انتخاب‌های زیادی در مورد نمایشگاه‌های بازرگانی وجود دارد. ازآنجایی‌که شرکت حتی در یک نمایشگاه هزینه‌های زمانی و مالی بسیاری می‌طلبد باید موارد زیر را در نظر داشت:
- نمایشگاه‌ها را به‌دقت انتخاب کنید. تعداد شرکت‌کننده‌ها و بازدیدکنندگان نمایشگاه را در طول چند سال ثبت کنید (اگر این تعداد رو به افزایش است نشان می‌دهد اعتبار خوبی به دست آورده است). همچنین ببینید رهبران رسانه بین اسپانسرها و حامیان این نمایشگاه هستند یا نه.
- تصمیم بگیرید می‌خواهید یک غرفه اجاره کنید یا اینکه با خرید جایگاه تبلیغ در راهنمای نمایشگاه، سخنرانی و یا پذیرایی از بازدیدکنندگان دیده شوید.
- اگر می‌خواهید غرفه اجاره کنید بدانید می‌خواهید چه کسانی را جذب غرفه کنید، با چه کسانی می‌خواهید ارتباط برقرار کنید و می‌خواهید چه تأثیری بگذارید.
- بدانید چگونه می‌توانید به اطلاعات بازدیدکننده‌های نمایشگاه‌های تجاری دسترسی پیدا کنید و چگونه پس از اتمام نمایشگاه ارتباطات خود را با آن‌ها حفظ می‌کنید.
توصیه‌ها جهت شرکت در نمایشگاه‌های تجاری:
- قبل از شروع نمایشگاه با ارسال نامه‌های مستقیم، نامه‌های شخصی و تماس‌های تلفنی، با مشتریان ارتباط برقرار کنید و آن‌ها را دعوت کنید تا غرفه شخصی شمارا ببینند.
- قبل از نمایشگاه، برای ملاقات با مدیران رسانه‌ای، مقاله نویسان، مشتریان و افراد دیگر در نمایشگاه قرار ملاقات تنظیم کنید.
- از کارکنان خود به‌خوبی استفاده کنید. مطمئن شوید کارت شناسایی دارند، یا از آن بهتر لباس فرم به تن دارند. از قبل برنامه‌ریزی کنید تا کارکنان وظیفه خود را به نحو احسنت انجام دهند و افراد دیگری برای ملاقات با تولیدکننده‌ها و اقدامات رقابتی مهیا باشند.
- هدایایی به همراه داشته باشید که قیمت گرانی ندارند و لوگوی شما بر آن‌ها حک‌شده است. برای جمع‌آوری اطلاعات مشتری و حفظ ارتباط با او نیز تدبیری بی اندیشید. بعد از نمایشگاه، نامه‌ای همراه با هدیه برای مشتریان واقعی‌تان بفرستید، کسانی که آن‌قدر به شما اهمیت داده‌اند که فرم‌ها را با دقت و علاقه تکمیل کرده‌اند.
- در طراحی حرفه‌ای غرفه سرمایه‌گذاری کنید زیرا بازتابی از تصویر تجاری شما و پیام تبلیغاتی‌تان است.
- از نور، بنر، موارد متحرک، رنگ‌های روشن، پوشش سطح و دیگر مواردی که جلب‌توجه می‌کنند استفاده کنید تا غرفه خود را فعال وزنده نشان دهید.
نبایدها جهت شرکت در نمایشگاه‌های تجاری:
- از مشتریان خود انتظار نداشته باشید خودشان غرفه شمارا پیدا کنند. مخصوصاً نمایشگاه‌های بزرگ جذابیت‌های زیادی دارند که ذهن آن‌ها را منحرف می‌کنند.
- انتظار نداشته باشید همه دیدارهای کلیدی به‌موقع و طبق برنامه انجام شوند. برای معرفی خود و تنظیم ملاقات زمان کافی بگذارید.
- اجازه ندهید همه افرادتان در غرفه نمایشگاه تجمع کنند. این موضوع تأثیر ناخوشایندی خواهد داشت. به‌جای آن روی مشتریان فعلی و ملاقات رسانه‌ای تمرکز کنید. چند نفر جلوی درب ورودی غرفه قرار دهید تا به مردم خوش‌آمد بگویند و بقیه افراد بیرون غرفه کارهای دیگر را ساماندهی کنند.
- لازم نیست به هرکسی که از غرفه شما می‌گذرد چیزی بدهید با این کار نه‌تنها پول خود را هدر می‌دهید بلکه ارزش مشتری‌تان را پایین می‌آورید. کاتالوگ‌های سنگین و گران‌قیمت را در غرفه‌ها توزیع نکنید. ارسال آن‌ها با نامه خوشایندتر است.
- با استفاده از طراحی خودتان برای موارد گرافیکی و دکور غرفه، از ارزش آن نکاهید.
- آرام و خجالتی نباشید. شما به رنگ‌های تند نیاز دارید و موارد گرافیکی که جدید بودن محصولات شمارا فریاد بزنند. به یک بنر ساده کفایت نکنید.