یکی از کلیدهای راه اندازی یک کسب و کار موفق، تامین مالی پروژه های با ارزش است. با این حال، تأمین مالی این پروژه‌ها می‌تواند مشکل باشد، اگر شما نیاز به یادگیری نحوه بودجه‌بندی درست آن‌ها دارید. یک  ابزار بودجه‌بندی می‌تواند به محاسبات کمک کند، اما هنوز هم ضروری است که تمام جنبه‌های مختلف مدیریت بودجه را درک کنید.

مدیریت بودجه پروژه چیست؟

مدیریت بودجه پروژه عبارت است از تهیه بودجه برای یک پروژه خاص بر اساس عوامل مختلف. در حالی که بودجه کل ضروری است، عناصر فردی و انتظارات هزینه نیز بسیار مهم هستند. مدیریت یک بودجه به معنای درک هر جزء و اینکه چرا هزینه آن برای یک مقدار مشخص است. اگرچه ممکن است با تخمین ها و متغیرهای ناشناخته کار کنید، موفقیت نزدیک شدن به عدد صحیح است.

چرا مدیریت بودجه پروژه مهم است؟

فرض کنید قرار بود برای یک کمپین خاص بودجه دیجیتال مارکتینگ تهیه کنید. اگر بخواهید مبلغی را درخواست کنید، لزوماً نمی دانید که آیا برای دستیابی به اهداف منحصر به فرد پروژه کافی است یا خیر. مدیریت بودجه پروژه به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که هزینه‌ها را با اهداف درست هماهنگ می‌کنید و تأیید می‌کنید که بازگشت سرمایه مناسبی در سرمایه‌گذاری دریافت خواهید کرد. بدون این فرآیند، شما اساساً پول نقد را می سوزانید بدون اینکه بفهمید آیا ارزش آن را دارد یا خیر.

روشهای بودجه بندی پروژه

دانستن ارزش مدیریت بودجه پروژه با عملی کردن آن ایده ها متفاوت است. در عوض، بهتر است از روش‌های مختلف بودجه‌بندی استفاده کنید تا مطمئن شوید که عدد دقیقی به دست می‌آورید. همچنین، دانستن اینکه چرا پول را برای یک آیتم خاص خرج می‌کنید، ضروری است، به‌ویژه زمانی که بودجه را به رئیس خود اختصاص می‌دهید.  در اینجا چهار روش بودجه بندی پروژه وجود دارد که می توانید از آنها برای تهیه بودجه دقیق و دقیق برای هر پروژه استفاده کنید.

۱.برآورد هزینه سنتی

مگر اینکه کسب و کار شما یک استارت آپ با داده های تاریخی کمی باشد، احتمالاً می توانید از تخمین هزینه های سنتی برای دریافت ایده ای از میزان بودجه خود استفاده کنید. در این صورت به بودجه پروژه های قبلی با اهداف یا فرآیندهای مشابه توجه می کنید تا ببینید آیا دقیق بوده اند یا خیر. اگر بودجه های قبلی بیش از حد بود، باید به چرایی آن نگاه کنید تا ببینید چگونه از اشتباهات مشابه جلوگیری کنید. اگر پروژه‌های قبلی کمتر از بودجه بودند، باید ببینید آیا فرصت‌هایی از دست رفته است که بتوانید از این زمان استفاده کنید.   انواع دیگر برآورد هزینه سنتی عبارتند از:

  • برآورد بالا به پایین: در این مورد، بالاترین میزان بودجه را تعیین می‌کنند و مدیر پروژه در چارچوب آن پارامترها کار می‌کند تا هزینه‌های تک تک وظایف را تامین کند.
  • تخمین از پایین به بالا: در این روش، شما با تخمین هزینه های تک تک وظایف یا اجزای مورد نیاز برای تکمیل پروژه شروع می کنید و سپس این برآوردها را تجمیع می کنید. به عنوان مثال، اگر بازده بهتری داشته باشد، ممکن است روی یک محصول با هزینه بالاتر سرمایه گذاری کنید.
همچنین بخوانید:   تفاوت بین آژانس های بازاریابی و آژانس های تبلیغاتی

۲. تخمین پارامتریک

تخمین پارامتریک نگاهی به داده های تاریخی و به کارگیری تحلیل هزینه مدرن است. به عنوان مثال، فرض کنید یک کار وجود داشت که دو کارمند هر کدام ۲۰ ساعت زمان می برد. هزینه کل برای آن کار تقریباً ۸۰۰ دلار بود، با فرض اینکه هر ساعت ۲۰ دلار برای هر کارمند در نظر گرفته شود.

اگر نیاز به انجام یک کار مشابه یا مشابه دارید، ممکن است فرض کنید که ۸۰۰ دلار یک برآورد بودجه معقول است. با این حال، برای تعیین اینکه آیا این عدد دقیق است یا خیر، باید به داده های فعلی نگاه کنید. به عنوان مثال، اگر کارگران ۲۵ دلار در ساعت درآمد داشته باشند، حداقل ممکن است ۱۰۰۰ دلار باشد، نه ۸۰۰ دلار.

گفته می شود، شما همچنین باید به کارایی کار نگاه کنید. آیا اکنون ابزارهایی وجود دارد که بتواند ساعات مورد نیاز را کاهش دهد؟ کارمندان می توانند از دستیار هوش مصنوعی برای انجام کار در نیمی از زمان استفاده کنند. بنابراین، حتی اگر آنها دستمزد ساعتی بالاتری دریافت کنند، بودجه شما می تواند به ۵۰۰ دلار کاهش یابد. پردازش این استراتژی تخمین ممکن است بیشتر طول بکشد. اما می تواند بسیار دقیق تر باشد. به طور معمول، تخمین پارامتریک برای ساخت و ساز، مهندسی و علوم زیستی استفاده می شود، اما می تواند برای سایر مشاغل نیز اعمال شود.

۳. تخمین سه نقطه ای

اگر تا به حال پروژه‌ای را مدیریت کرده‌اید، می‌دانید که برنامه‌ها می‌توانند به دلایل متعددی از بین بروند. با این حال، در حالی که مشکلات ممکن است رخ دهد، گاهی اوقات عکس آن اتفاق می افتد. گاهی اوقات، ممکن است زودتر از موعد مقرر و با بودجه کمتری کار کنید. اگر این اتفاق بیفتد، شما و تیمتان با زمان و پول اضافی چه خواهید کرد؟

همچنین بخوانید:   پنج ابزار رهبری فروش

از آنجایی که می خواهید از آن استفاده خوبی داشته باشید، باید یک برنامه پشتیبان برای فراتر رفتن از اهداف پروژه یا شروع کار روی پروژه دیگری داشته باشید.  این پایه و اساس روش تخمین سه نقطه ای است. از یک طرف، شما یک “بدترین سناریو” را تخمین می زنید. به عنوان مثال، هزینه ها ممکن است به دلیل نیاز به افراد بیشتر یا گران بودن مواد نسبت به قبل افزایش یابد. در حالی که پرداختن به اعداد اضافی آسان است، شما می خواهید که بودجه شما در بدترین حالت دقیق باقی بماند.

برعکس، شما یک سناریوی “بهترین حالت” دارید که در آن وظایف زودتر تکمیل می شوند و همه چیز تحت بودجه قرار می گیرد. در وسط، شما یک سناریوی “واقع بینانه” دارید که می تواند بر اساس داده های تاریخی یا عوامل دیگر باشد. این روش ارزشمند است زیرا شما می توانید سه گزینه را برای مسئولین بیاورید. به این ترتیب، اگر بدترین اتفاق بیفتد، حداقل از نظر مالی می‌دانند که باید چه انتظاری داشته باشند.

۴. تجزیه و تحلیل رزرو

از آنجایی که تأخیرها و مشکلات ممکن است اتفاق بیفتد، اغلب بهتر است برای آنها بودجه در نظر بگیرید تا امیدوار باشید که رخ ندهند. تجزیه و تحلیل ذخیره شامل برنامه ریزی بودجه و سپس اضافه کردن منابع ذخیره به آن است. این ذخایر برای زمانی است که یک کار بیشتر از حد لازم طول بکشد یا برخی از مواد هزینه بیشتری از برآورد شده داشته باشند.  دانستن اینکه تجزیه و تحلیل ذخیره با تخمین بودجه در «بدترین حالت» یکسان نیست، ضروری است.

همچنین بخوانید:   دور شدن از مشتریان در بحران فروش

معمولاً مدیران پروژه ۵ تا ۱۰ درصد دیگر به کل بودجه را به عنوان ذخیره اضافه می کنند، اما شما می توانید جزئیات بیشتری از آن را دریافت کنید. در عوض، می‌توانید کارهای خاصی را که احتمالاً به افراد یا مواد بیشتری نیاز دارند، نگاه کنید و تخمین‌های ذخیره را اضافه کنید. در بیشتر موارد، به راحتی می توان دید که پروژه در کجا ممکن است دچار مشکل شود یا عقب بماند.

نقش مدیر پروژه در بودجه بندی

اگرچه مدیر پروژه ممکن است مستقیماً مسئول ایجاد بودجه نباشد، تأثیر آنها در تضمین مدیریت مؤثر بودجه در طول چرخه عمر پروژه بسیار مهم است. مدیر پروژه با همکاری نزدیک با تیم بودجه‌ریزی، بینش‌های ارزشمندی را به میز ارائه می‌کند و دقت برآوردها و برنامه‌ریزی مالی را افزایش می‌دهد. این همکاری فراتر از اعداد است. مدیر پروژه ممکن است از بودجه اضافی برای وظایف خاص حمایت کند یا بهینه سازی منابع را برای دستیابی به موارد بیشتر با کمتر پیشنهاد کند.

ادغام مدیر پروژه در فرآیند بودجه ریزی آنها را با درک جامعی از محدودیت های مالی مجهز می کند. این بینش آنها را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه بگیرند، استراتژی ها را تنظیم کنند، و منابع را به طور موثر تخصیص دهند تا در مسیر باقی بمانند. علاوه بر این، یک مدیر پروژه آگاه که از هزینه‌های برآورد شده منابع یا وظایف فردی به خوبی آگاه است، موقعیت استراتژیکی دارد تا فعالیت‌های پروژه را با محدودیت‌های بودجه‌ای هماهنگ کند. با تقویت این هم افزایی بین بودجه و اجرا، مدیر پروژه نقشی اساسی در حفظ موفقیت مالی پروژه ایفا می کند.

انتهای مطلب/ منبع