مدیران در معرض اهداف متعددی برای واحد تحت مدیریت خود هستند. در یک روز معمولی به این موضوع فکر می‌کنید که چگونه واحد تحت مدیریت خود را بهتر اداره کنید، چه مسئولیت‌های جدیدی بر عهده بگیرید، کارکنانتان چطور می‌توانند در قالب یک تیم، بهتر از گذشته با همکاران سایر واحدهای شرکت کار کنند. هر یک از این موارد با اهدافی همراه است. چالش شما مرتب کردن این اهداف و شناسایی آن‌هاست که برای واحد تحت مدیریت شما و سازمان ارزشمندتر هستند. توصیه‌های زیر به انجام این مهم کمک می‌کند.
شناسایی اهداف بالقوه
به‌طور منظم، به‌طورمعمول در بیشتر سازمان‌ها یک یا دو بار در سال فعالیت‌های مختلف واحد و نقش گروه‌های کاری را مرور کنید. به دنبال فرصت تعیین اهداف در حوزه‌هایی باشید که بیشترین اثر را داشته باشد. اعضای تیم را جمع کنید تا درباره اهداف بالقوه واحد فکر کنید. پرسش‌های زیر می‌تواند به کشف اهداف کمک کند.
- چه اقدام‌هایی برای حمایت و حرکت در راستای استراتژی شرکت باید انجام بدهیم؟ آیا استراتژی شرکت تغییر کرده است؟ اگر چنین است، این تغییر چه اهدافی را به ما توصیه می‌کند؟
- چه استانداردهایی را باید در انجام کارهایمان رعایت کنیم؟
- چه بهبودهایی در بهره‌وری و کارآمدی واحد، آثار مثبتی بر کل سازمان خواهد داشت؟
- چه مزایایی را می‌خواهیم به مشتری‌هایمان عرضه کنیم؟ چه چیزهایی باید به آن‌ها بدهیم تا رقابتی‌تر بشویم یا همچنان رقابتی باقی بمانیم؟
- آیا ویژگی‌های لازم برای محصولات و خدمات ارائه‌شده تغییر کرده است؟ اگر چنین است چگونه باید به این تغییرات پاسخ دهیم؟
- چه اتفاق‌هایی در صنعت و وضعیت رقبایمان رخ‌داده است که آن‌قدر اهمیت دارد که باید در اهداف خودمان لحاظ کنیم؟
در این مرحله نگران محدودیت زمانی یا مشکلات احتمالی دیگر برای تحقق اهدافی که مطرح می‌شوند، نباشید. در ادامه، فهرست اهداف بالقوه با توجه به این محدودیت‌ها کوتاه خواهند شد.
اولویت‌بندی و انتخاب اهداف
بعد از فهرست کردن اهداف بالقوه نوبت به کوتاه کردن فهرست به اهدافی می‌رسد که واحد تحت مدیریت شما باید متعهد انجام آن بشود. این امر را با پرسش‌های زیر دنبال کنید.
- سازمان به کدام هدف بیشتر اهمیت می‌دهد؟
- کدام هدف به گروه کمک می‌کند تا اثر بیشتری بر ایجاد نتایج ارزشمند کسب‌وکار بگذارد؟
- کدام هدف به ما این امکان را می‌دهد که اثر بیشتری بر عملکرد و سودآوری واحد خود داشته باشیم؟
وقتی به این پرسش‌ها پاسخ می‌دهید با مرور اهداف متوجه می‌شوید که می‌توانید چند هدف را در قالب یک هدف ادغام کنید. در ادامه فهرست اهداف را مرور کرده و آن‌ها را با معیارهای زیر در سه گروه الف، ب و ج اولویت‌بندی کنید. در ادامه معنای این سه گروه توضیح داده‌شده است.
اولویت الف. این اهداف مهم بوده و برای سازمان اساسی هستند. برای مثال، به‌وضوح در خدمت استراتژی شرکت هستند و بهبودهایی اساسی در نتایج کسب‌وکار ایجاد می‌کنند.
اولویت ب. این اهداف تا حدی مهم بوده و در درجه دوم اهمیت قرار دارند. نقش آن‌ها در استراتژی سازمان غیرمستقیم است و ممکن است نتایج حاصل از آن‌ها باوجود مفید بودن برای کسب‌وکار حیاتی نباشند.
اولویت ج. این اهداف اهمیت کمی داشته و فوریت ندارند. دستیابی به این اهداف خوب است اما تأثیر آن‌ها بر استراتژی شرکت و عملکرد واحد مبهم و اندک است.
نکته‌هایی برای تعیین اهداف سازمانی
- تمرکز بر استراتژی کسب‌وکار، مشتری و عملکرد واحد سازمانی
- استفاده از فهرستی از اهداف بالقوه در جلسه طوفان فکری تعیین اهداف
- اطمینان از هم سویی اهداف واحد با اهداف مدیر مافوق و اهداف سازمان
- انتخاب هوشمندانه (خاص، قابل‌اندازه‌گیری، امکان‌پذیر، مربوط و زمان‌دار)
- اهداف واحد را بنویسید و این فهرست را درد معرض دید تمام اعضای گروه قرار بدهید.
گام‌های شناسایی و اولویت‌بندی اهداف سازمانی
- یک یا دو بار در سال، فعالیت‌های واحد و نقش گروه‌های کاری را برای شناسایی اهداف بالقوه مرور کنید. در فرایند هدف‌گذاری به مشتری‌ها، اعضای تیم و مدیر مافوق توجه داشته باشید.
- معیاری برای اولویت‌بندی اهداف مشخص کنید. برای مثال، کدام هدف نقش بیشتری در رشد درآمد دارد؟
- فهرست اهداف را مرور کنید و بر اساس معیاری که انتخاب کرده‌اید، آن‌ها را در سه اولویت الف، ب، ج قرار بدهید.
- اهداف اولویت ب را دوباره مرور کرده و با توجه به اهمیتی که دارند دریکی از گروه‌های الف یا ج قرار دهید. اهدافی که اکنون در گروه الف قرار دارند، اهداف نهایی شما هستند.
- اهداف گروه الف را بررسی کنید و آن‌ها را بر اساس میزان اهمیت فهرست کنید.
- اهداف گروه ج را می‌توان کنار گذاشت یا کمتر به آن‌ها اهمیت داد.