طبق فرآیند ایمیل مارکتینگ، کار را با اطلاعاتی شروع کنید که ممکن است از قبل در مورد مشتری‌هایتان داشته باشید. پایگاه داده فعلی خود را تجزیه‌وتحلیل کرده و آن را بخش‌بندی کنید و سپس میزان پاسخ‌ها را تحلیل کنید. بعدازآن کمپین را ایجاد، اجرا و ارزیابی کنید و از نتایج آن برای کمپین‌های بعدی استفاده کنید.
اگر قصد دارید پایگاه داده‌ای را از ابتدا ایجاد کنید باید روشی برای برانگیختن مشتری‌هایتان بیابید تا آدرس ایمیل خود را به شما بدهند. می‌توانید آدرس‌های ایمیل را از طریق نام‌نویسی آنلاین در وب‌سایت خود، در رویدادهای حضوری، در تبلیغات آفلاین یا از طریق رسانه‌های اجتماعی جمع‌آوری کنید. فروشندگان و واسطه‌های فهرست ایمیل افراد نیز فهرست‌های مشتری‌هایی را که برای دریافت پیشنهادهای ایمیلی از سوی شرکت‌های ناشناس ابراز تمایل کرده‌اند، برای شما فراهم خواهند کرد. به‌طورمعمول، شرکت‌ها آدرس ایمیل را به دست نمی‌آورند مگر آنکه افراد به پیشنهادهای ایمیلی پاسخ دهند. فرستادن ایمیل به افراد بدون کسب اجازه از آن‌ها (که این اجازه می‌تواند به شکل یک رابطه‌ی قبلی باشد) توصیه نمی‌شود زیرا نتایج خوبی را ارائه نمی‌دهد. خوشبختانه راه‌های بسیاری مبتنی بر کسب اجازه برای دریافت آدرس ایمیل وجود دارد تا به‌این‌ترتیب بتوان از درک پیام‌های ایمیلی شرکت به‌عنوان هرزنامه (اسپم) پیشگیری کرد.
فرآیند ایمیل مارکتینگ
در حقیقت، عدم کسب اجازه در ایمیل مارکتینگ در سال ۲۰۰۳ منجر به تصویب قانونی در ایالات‌متحده تحت عنوان «پیشگیری از هجوم پرنوگرافی و مارکتینگ ناخواسته (CAN-SPAM)» شد. هدف اصلی این قانون، جلوگیری از سوءاستفاده توسط فرستندگان هرزنامه‌ها و افرادی است که اطلاعات حساس را از طریق «فیشینگ» جمع‌آوری می‌کنند. بر اساس این قانون که برای ایمیل‌های تبلیغاتی وضع‌شده است، این ایمیل‌ها باید دارای شرایط زیر باشند:
- آدرس ایمیل با شرکت معتبر
- آدرس معتبر برای پاسخ‌دهی به ایمیل
- نشانی دقیق
- امکان لغو اشتراک
- قابل‌شناسایی به‌عنوان تبلیغات
برای تسهیل مدیریت پایگاه داده‌ها و معیارهای مارکتینگ در شرکت‌ها، می‌توان از ارائه‌دهندگان خدمات ایمیلی استفاده کرد. ارائه‌دهندگان خدمات ایمیلی معمولاً با صدها پیشنهاد تبلیغاتی مختلف سروکار دارند و می‌توانند هریک از آن‌ها را به‌طور جداگانه ردگیری کنند. سایر دلایل استفاده از خدمات ارائه‌شده توسط این ارائه‌دهندگان، مانند خدمات مارکتینگ ابری ارائه‌شده توسط شرکت «اگزت تارگت» یا خدمات «میل چیمپ»، می‌تواند شامل چنین مواردی باشد: کمک به تحویل ایمیل از طریق ارائه‌دهندگان خدمات اینترنتی بدون شناخته شدن به‌عنوان هرزنامه، کمک به ردگیری و سنجش، و هماهنگی با رسانه‌های اجتماعی و سایر کمپین‌ها. ارائه‌دهندگان خدمات ایمیلی به ما در رعایت قانون CAN SPAM نیز از طریق تسهیل انجام آن کمک می‌کنند.
وقتی پایگاه داده خود را آماده کردید، می‌توانید داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنید و از بخش‌بندی و مارکتینگ شخصی برای اصلاح پیشنهادهای خود استفاده کنید. از طریق ارائه‌دهندگان خدمات ایمیلی می‌توانید محتوای پویا ارائه دهید و متناسب با بخش هدف، پیشنهادها، لینک‌های عکس و سایر بخش‌های ایمیل خود را تغییر دهید. توانمندی که محتوای پویا برای شرکت‌ها فراهم می‌کند، به آن‌ها اجازه می‌دهد تا از شخصی‌سازی، نهایت استفاده را ببرند. مشتریان معمولاً به پیام‌های شخصی‌سازی‌شده پاسخ می‌دهند، بااین‌حال برخی تحقیقات نشان می‌دهند که بهتر است در این زمینه احتیاط شود. ممکن است مشتریان چنین ارتباطی را بیش از اندازه سریع و شدید تلقی کنند. بنابراین رابطه باید به‌آرامی طی دوره‌ای از زمان شکل بگیرد و شخصی‌سازی گسترده‌تر تنها پس از طی این مراحل انجام شود. این حقیقت تأکید می‌کند که بهترین کاربرد ایمیل مارکتینگ حفظ مشتری است.