مدیریت زمان رشته‌ای پردامنه است که همه‌چیز را از جزییات گرفته تا مسائل کلی و بزرگ در بر خواهد گرفت. دیل کارنگی نظری جالب در این مورد دارد: ” نگران از دست دادن بهترین‌هایتان درراه شغل‌هایی به‌ظاهر کوچک نباشید. هر بار که بر یکی از آن‌ها غلبه کنید، به همان اندازه بر قدرتتان افزوده می‌شود. اگر شغل‌های کوچک را خوب انجام بدهید کارهای بزرگ نیز پشت سر هم خوب انجام خواهند شد.”
در این مقاله آموزشی با هورموند همراه شوید تا به‌صورت کاربردی به بررسی اصول مدیریت صحیح زمان فارغ از نقش‌ها و مسئولیت‌ها بپردازیم. گام‌های اساسی برای حصول اطمینان از کسب ارزش بیشتر از دل چند ساعت کار روزانه..
گام اول: میز کارتان را مرتب و خلوت کنید
تمیز و مرتب نگه‌داشتن دفتر و میز کار به استفاده هرچه مؤثرتر از محیط کار می‌انجامد، موجب تمرکز فکر و پاسخگویی آسان‌تر به پرسش‌ها خواهد شد. زمان دسترسی به یادداشت‌ها و وسایل نیز کمتر خواهد شد.
- تمام کاغذها، گزارش‌ها، پرونده‌ها و مطالب خواندنی انجام‌شده و بی‌ربط باکار فعلی را از روی میز خود دور کنید.
- اگر برای برخی مطالب و پرونده‌ها نیاز به بایگانی دارید آن را به محل دیگری منتقل کنید.
- هر چیزی که به‌صورت پیوسته به آن نیاز دارید در مناسب‌ترین محل در دسترس خود قرار دهید.
- تلفن را با در نظر گرفتن سهولت استفاده در مناسب‌ترین محل و در دسترس قرار دهید.
- برای یادداشت‌برداری به دو صورت کاغذی و
- دیجیتال (استفاده از وان نوت یا سایر نرم‌افزارهای کاربردی بر روی رایانه و یا تلفن همراهتان) برنامه داشته باشید.
- یک فضای کار بزرگ و خالی برای مطالعه یا نوشتن روی میز کار در نظر بگیرید.
- همیشه در اول وقت و پایان وقت اداری این موارد را مجدداً بررسی نمایید.
گام دوم: تعیین اهداف
فقط با اندیشیدن در مورد هدف‌های اساسی است که می‌توانید مطمئن شوید که نه‌فقط از وقتتان به بهترین شکل استفاده می‌کنید بلکه آن را در مسیر مؤثرترین، مهم‌ترین و ثمربخش‌ترین مسائل هدایت می‌کنید.
- هدف‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را مشخص نمایید.
- برای دسترسی به اهداف خاص، یک بازه واقع‌بینانه زمانی در نظر بگیرید.
- از پیشنهادهای سایر افراد در مورد موانع مربوط به اهداف استفاده نموده و بهترین گزینه‌ها را استخراج نمایید.
گام سوم: ثبت اهداف و برنامه‌ریزی
از دفتر یادداشت و برنامه‌ریزی روزانه به‌صورت کاغذی و یا کامپیوتری برای ثبت اهداف خود استفاده کنید. این سیستم یا روش باید دارای ویژگی‌های زیر باشد؛
- فضای کافی برای واردکردن اطلاعات مربوط به یادآوری تاریخ‌ها و ملاقات، فهرست بایدها، هدف‌ها و ازاین‌دست موارد باشد.
- نیازی به دوباره‌کاری و درج اطلاعات در چند جا نباشد.
- تمام اطلاعات در یک محل واحد قابل‌دسترسی باشد.
ویژگی‌های برنامه‌ریزی سالانه:
برنامه و یادداشت‌های شما باید در آغاز هرسال شروع‌شده و برای مدت‌زمان پیش رو تا حد امکان تمام موارد زیر مشخص گردد؛
- تاریخ جلسات رسمی
- نمایشگاه‌ها، کنفرانسها و ازاین‌دست موارد که نیاز به خروج از دفتر دارید.
- رویدادهای مکرر
- تعطیلات
- پانزده دقیقه زمان برای ثبت برنامه و یادداشت‌گذاری اول هرماه
- کارهای شخصی مانند میهمانی‌های خانوادگی
- در نظر گرفتن حداقل یک روز کامل برای اندیشه و کار در جهت رسیدن به پروژه‌ها هدف‌های کلی خودتان در هرماه
ویژگی‌های برنامه‌ریزی به‌صورت ماهانه (۱۵ دقیقه اول هرماه):
– درج مصاحبه‌های مربوط به گزینش و ارزیابی افراد
– درج ملاقات با خریداران، فروشندگان یا مشاوران در محل
– سخنرانی‌ها، گزارش‌ها و پیشنهاد‌ها
– روزهایی که به کار در خانه اختصاص خواهید داد و ازاین‌دست موارد..
ویژگی‌های برنامه‌ریزی هفتگی (۵ دقیقه نخست روز اول هفته):
– تفویض وظایف و نظارت بر اجرای وظایف تفویضی
– رسیدگی به تماس‌ها تلفنی (شاید یک دقیقه، دو بار در روز و..)
– پاسخ به آخرین نامه‌ها و ایمیل‌ها (چند دقیقه در روز)
– تعیین زمان در دسترس بودن تلفنی (هرروز حداقل برای یک‌بار باید در دسترس باشید)
– تعیین زمان در دسترس بودن برای ملاقات حضوری
– رسیدگی به وظایف متفرقه (روزی بیست دقیقه)
– گشت روزانه در اداره برای تماس مستقیم با اعضای گروه
گام چهارم: فهرست بایدهای روزانه
فهرست اقدام، فهرست وظایف روزانه یا فهرست بایدهای شما، باید برای هرروز صبح آماده باشد.
– یادداشت زمان تماس تلفنی آتی در دفتر روزانه
– یادداشت کارهایی که باید برای دیگران انجام دهید مانند دریافت سفارش، همان موقع
– یادداشت زمان‌های پیگیری انجام کارها توسط دیگران
– اشاره به مواردی مانند شماره‌های تماس، نشانی‌ها، ایمیل‌ها، اسامی اشخاص، قیمت‌ها و.. در هنگام یادداشت‌برداری
– انتقال موارد معوقه به فهرست روز بعد در پایان روز کاری
گام پنجم: اولویت‌بندی
ممکن است در برخی روزها نتوانید به‌تمامی بایدهایتان جامعه عمل بپوشانید، اینجاست که باید وظایفتان را بر اساس اهمیت و فوریت با نظمی خاص مرتب نمایید.
اولویت‌بندی بر اساس اهمیت: کارها را بر اساس سه اولویت رتبه بدهید، اولویت A شامل کارهای مهم، اولویت B شامل کارهای دارای اهمیت متوسط و به همین ترتیب اولویت C شامل کارها و وظایف بااهمیت کم.
اولویت‌بندی بر اساس فوریت: کارها را به دو اولویت با فوریت بالا (۱) و غیر فوری (۲) رتبه‌بندی نمایید. فوریت هیچ ربطی به اهمیت ندارد، ممکن است یک وظیفه دارای رتبه اهمیت کم ولی فوریت زمانی ۱ باشد.
نتیجه اولویت‌بندی در اجرا می‌بایست به ترتیب A1 و B1 و C1 و A2 و B2 و C2 عمل گردد.
توجه داشته باشید که درست است که وظایف دارای فوریت زمانی می‌بایست ابتدا انجام شوند گرچه دارای اهمیت کمتری باشند اما شما نباید زمان زیادی برای آن‌ها بگذارید، پس سریع آن‌ها را به سرانجام برسانید.
اگر متوجه شدید نمی‌توانید وظایفتان را در وقت مقرر انجام دهید می‌بایست از حجم کارتان بکاهید چراکه ادامه و تحمل فشار کاری موجب تنش، استرس و بیماری خواهد شد. بهتر است برخی وظایف را تفویض نمایید، برخی وظایف غیرضروری را حذف نمایید، جهت کاستن حجم وظایف با مدیرتان صحبت نمایید و فراموش نکنید که تا دیروقت کارکردن و بردن کار به خانه راهی صحیح و اساسی نیست.
گام ششم: تفویض اختیار کنید
تفویض اختیار یکی از رمزهای به‌کارگیری مؤثر مدیریت زمان است. تفویض اختیار هم موجب آزاد شدن بخشی از زمان جهت انجام وظایف مهم شده و نیز موجب پرورش مهارت‌های جدید در اعضای گروهتان خواهد شد.
برای تفویض اختیار بهتر است به فرد دیگر فقط هدف را برای او مشخص نمایید و نیازی به اینکه بگویید دقیقاً چگونه باید اجرا شود نیست. مشخص نمودن محدودیت‌هایی مانند زمان، هزینه، کیفیت کفایت می‌کند. سپس خود را کنار بکشید و بگذارید فرد با نظر خود و احساس رضایت بیشتر کار را انجام دهد.
انجام تفویض اختیار هفت مرحله کلیدی دارد:
- مشخص کردن وظیفه و هدف کلی
- مشخص کردن فرد مناسب
- تعیین پارامترها، بودجه، زمان، حدود اختیارات، منابع موجود و ازاین‌دست محدودیت‌ها
- اطمینان از نبود ابهام برای فرد
- حمایت و پشتیبانی از فرد
- نظارت و جلوگیری از انجام کار در مسیر نادرست
- ارزیابی و بررسی نتیجه
گام هفتم: مهارت نه گفتن
برای اعلام عدم موافقت با پذیرش کاری را که زمانی برای انجام دادن آن نداریم و یا اینکه در اولویت ما نیست بهتر است نه گفتن بدون رنجش دیگران را تمرین کنیم؛
– نمی‌توانم انجام دهم ولی می‌توانم شما را راهنمایی کنم تا اطلاعات موردنیازتان را به دست آورید و خودتان انجام دهید.
– در حال حاضر هیچ فرصتی ندارم ولی بعد از کنفرانس هفته آینده می‌توانم برایتان انجام دهم.
– متأسفانه هیچ فرصتی ندارم اما می‌توانید از همکارمان بخواهید، ایشان از من در این مورد متخصص‌تر هستند.
گام هشتم: جلوگیری ایجاد وقفه در کار
وقفه‌ها صرف‌نظر از زمانی که به خود اختصاص می‌دهند، پیشرفت کار شما را نیز با مشکل مواجه خواهند کرد. توقف یک کار و شروع مجدد آن موجب اتلاف زمان خواهد شد، برای جلوگیری از این حالت رعایت برخی مقررات مانند موارد زیر را پیشنهاد می‌کنیم؛
– در را ببندید، اگر فضای کاریتان باز است از دستیارتان بخواهید از ملاقات‌های غیرضروری جلوگیری نماید. برای ملاقات با افرادی که اصرار می‌کنند زمان خاصی را مشخص نمایید.
– از ملاقات‌های سرپایی نهایت استفاده را داشته باشید.
– اگر احتمال می‌دهید قرار است افرادی که در کارتان ایجاد وقفه می‌کنند به ملاقاتتان بیایند بهتر است شما به سراغشان بروید و زمانتان را کنترل نمایید.
– وقتی بر روی موضوعی متمرکزشده‌اید بهتر است تلفن را به حالت پست صوتی تغییر دهید.
– از دوستان و اعضای خانواده بخواهید در ساعات اداری به شما تلفن نزنند و اگر این اتفاق افتاد خیلی کوتاه و مؤدبانه پاسخ دهید.
– شماره تلفن همراهتان را به هر کسی ندهید، درصورتی‌که این مورد اتفاق افتاده بهتر است تلفن همراهتان روی پیغام‌گیر قرار گیرد.
گام نهم: نظارت بر پیشرفت کارتان
مرتب به دفترتان نگاه کنید تا ببینید در جهت رسیدن به اهدافتان چقدر جلو رفته‌اید. اگر از برنامه تعیین‌شده عقب‌افتاده‌اید تا دیر نشده است حدود تأخیر را مشخص و آن را جبران کنید و اگر به‌راحتی به اهدافتان می‌رسید قدری در اهدافتان تأمل نمایید.
در زمان‌بندی نیز می‌بایست بررسی صورت گیرد، با بررسی زمان صرف شده برای هر وظیفه، می‌توان برای فعالیت‌های مشابه و یا تکراری در آینده برنامه‌ریزی نموده اصلاحات لازم را اعلام نمود.
گام دهم: کارتان را به خانه نبرید
ساعات کارتان را معقولانه تعیین کنید، هدف مدیریت زمان انجام کار بیشتر نیست بلکه استفاده معقولانه از زمان مشخص و درعین‌حال انجام دادن کار بیشتر است. اگر نمی‌توانید کارتان را بدون استفاده از اضافه‌کاری و یا بردن به خانه انجام دهید بدانید که نتوانسته‌اید مدیریت زمان را به‌درستی اجرا نمایید.
انتهای مطلب/ لینک محتوا