فرآیند مذاکره کسب و کار امروزه قابل پیش‌بینی نیست، مذاکرات به رویدادهایی غیرمعمولی تبدیل‌شده که اداره آن توسط چند فرد حرفه‌ای امکان‌پذیر است. رشد منبع‌یابی استراتژیک و فروش‌های تلفیقی، اتکای افزایش یافته شرکت‌ها به اتحادها و تملک دیگر شرکت‌ها، مذاکرات را پیچیده‌تر، پویاتر و حیاتی‌تر ساخته است. با در پیش گرفتن رویکردی استراتژیک شرکت‌ها می‌توانند مذاکره را تبدیل به فرآیندی کاری کنند که مملو از ابزارهایی برای ایجاد ارزش از روی هر فعالیت هستند. تبدیل مذاکرات که اغلب هنوز فرآیندی موقت و غیررسمی است به یک قابلیت سازمانی می‌تواند موجب بازگشت قابل‌توجه سرمایه گردد. در ادامه به معرفی و تشریح ۵ مرحله فرآیند مذاکره کسب و کار می‌پردازیم:
مرحله نخست: کسب و حفظ اتحاد داخلی
چند مرحله ساده مانع از این خواهد شد که تیم‌های مذاکره‌کننده پیام‌های گوناگون دریافت کنند. برای مثال شعبه فروش یک تولیدکننده بزرگ برای هر مذاکره‌ای که بر عهده می‌گیرد، تصمیم کلیدی را که مدیران ارشد باید اتخاذ کنند شناسایی می‌کند. اینکه کدام مدیران باید در کدام تصمیم دخیل باشند و تا چه میزان و همچنین فرآیندی که از طریق آن هر تصمیم کلیدی اتخاذ خواهد شد.
مرحله دوم: دستورالعمل مذاکره
بهتر است به‌جایی اینکه به تیم مذاکره‌کننده بگوییم با دست‌پر بیایید، برایشان شاخص‌ها را مشخص کنید. برای مثال یک نتیجه مذاکراتی موفقیت‌آمیز با شرکت A شامل به حداقل رساندن زمان بازاریابی و مدیریت ریسک حتی به قیمت سرمایه‌گذاری‌های بزرگ‌تر پیشاپیش است و اینکه لازم خواهد بود هر معامله با شرکت‌های B و C سنجیده شود. تعیین معیارهایی که مذاکره‌کنندگان باید با آن‌ها راه‌حل‌های ممکن را ارزیابی کنند و بهترین جایگزین‌ها برای یک توافق مذاکره شده و اهداف این نوع رابطه فعال که می‌بایست در هنگام مذاکرات تعیین شوند.
مرحله سوم: آمادگی برای مذاکره
استفاده از روش‌ها و ابزارهای استاندارد در بسیاری از شرکت‌ها جایگزین رها کردن مذاکره‌کنندگان به حال خود شده است. برای مثال شعبه یک شرکت بزرگ درزمینهٔ سرگرمی برای آماده کردن تیم‌های مذاکره‌کننده، سایت اینترنتی را اندازی کرده است که امکاناتی همچون الگوهایی برای سازمان‌دهی تیم‌ها، ابزارهای تحلیلی برای درک بهتر طرف مقابل و ارزیابی زمینه مذاکراتی او، بانک‌های اطلاعاتی مربوط به شروط مؤثر و استانداردهای متقاعدکننده و همچنین ابزارهای برنامه‌ریزی برای ایجاد راه‌حل‌های خلاقانه و انتخاب از بین سایر گزینه‌ها بر روی آن بارگذاری شده است. این قسمت به تمام افراد مذاکره‌کننده کمک می‌کند تا قواعد اصلی فرآیند را تعیین کرده و تصمیم بگیرند چطور می‌توان موانع قابل پیش‌بینی را اداره کرد.
مرحله چهارم: انجام مذاکره
حتی روش مذاکره بعد از کنار هم نشستن طرف‌ها را می‌توان بهبود بخشید. شعبه سرمایه‌گذاری یک شرکت ساختمانی بزرگ، مذاکره‌کنندگان خود را به توصیه‌هایی برای تشریح شروح استاندارد قرارداد در مورد اینکه چه هنگام برای انحراف از آن‌ها مناسب است، مجهز می‌کند. خلاصه‌ای از دانش گردآوری‌شده درباره نحوه مذاکره کردن با انواع مختلف مشتریان و نحوه مذاکره کردن با انواع مختلف مشتریان و نحوه پیشبرد امور در شرایط خاص را در اختیار مذاکره‌کنندگان قرار می‌دهد.
مرحله پنجم: بازنگری و یادگیری مذاکره
شرکت‌ها از الگوهای بازنگری استفاده می‌کنند تا سرمشق‌هایی درباره این نکته بگیرند که چطور بازنگری، مذاکره مؤثر را فعال یا غیرفعال می‌سازد و نیز مذاکره‌کنندگان طرف مقابل چطور عمل می‌کنند. سپس این شناخت‌ها، وارد ابزارها و بانک‌های اطلاعاتی می‌شوند که گروه برای آماده شدن در مذاکرات آینده استفاده می‌کند.