برای اینکه به‌عنوان رهبر بتوانید استفاده‌ی اثربخش‌تری از زمان خود داشته باشید، در ادامه با هورموند همراه شوید تا به بیان سه ایده و راهکار در تبادل زمان برای مدیران ارشد بپردازیم؛
- بخش قابل‌توجهی از زمان خود را به کاری واحد اختصاص دهید. نقطه‌ی مقابل چندوظیفه‌ای بودن، کاربر روی تنها یک وظیفه در هر مقطع زمانی است-مفهومی ساده که البته انجام آن بسیار چالش‌برانگیز است. اختصاص بخش قابل‌توجهی از زمان به یک وظیفه، به دو شیوه بهره‌وری را افزایش می‌دهد. نخست آنکه برخی تحقیقات نشان داده‌اند که اختصاص زمان برای تمرکز بر یک موضوع، میزان بهره‌وری را تا ۶۵% افزایش می‌دهد زیرا فرد قادر است تمام قدرت پردازش شناختی خود را به یک موضوع واحد اختصاص دهد. دوم، تمرکز بر یک وظیفه و عدم انقطاع، مانع اتلاف وقت ارزشمند شما برای بازگشت به وظیفه اولیه واصلی‌تان می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهند که با بروز اختلاف، به‌طور میانگین ۲۴ دقیقه صرف بازگشت به وظیفه‌ی اصلی می‌گردد. از امروز سعی کنید برش‌های زمانی ۳۰ دقیقه‌ای را برای اختصاص به وظایف واحد مشخص نمایید.
- ایمیل‌های کمتری ارسال کنید. درحالی‌که محدود کردن تعداد ایمیل‌های دریافتی دشوار است، اما حداقل می‌توانید بر تعداد ایمیل‌های ارسالی‌تان تأثیرگذار باشید. زمانی که رهبران یک شرکت تعداد ایمیل‌های ارسالی خود را کاهش دادند، مجموعه‌ی شرکت موفق شد تعداد ایمیل‌های ارسالی خود در دوره‌ای سه‌ماهه را تا ۵۴% کاهش دهد. به‌این‌ترتیب شرکت به ۱۰.۴۰۰ نفر-ساعت زمان بیشتر در طی سال دست‌یافت که ناشی از تصمیم مدیرانی بود که تعداد ایمیل‌های ارسالی خود برای دیگران را محدود کرده بودند.
- تبادلات زمانی برقرار سازید. قبل از اینکه بتوانیم وضعیت جاری را بهبود بخشیم، باید درک کنیم که وضعیت جاری چگونه است. اگر بخواهیم توانایی خود برای تخصیص اثربخش‌تر زمان را بهبود بخشیم، باید ابتدا تعیین کنیم که هم‌اکنون زمان ما در کجا صرف می‌شود. گام‌های زیر به شما کمک خواهند کرد تا زمانتان را بهتر مدیریت کنید:
گام ۱: به مدت یک هفته، زمان خود را در برش‌های ۳۰ دقیقه‌ای در کل روز ثبت نمایید.
گام ۲: در پایان هفته، طبقه‌های زمانی خود را مشخص کنید (مانند جلسات کاری، ایمیل، کنفرانس مجازی، جلسات مشتریان و غیره). برای هر طبقه، کل زمان صرف شده در طول هفته را تعیین کنید.
گام ۳: طبقات زمانی را روی محور افقی و اندازه‌ی زمانی را روی محور عمودی در نمودار سنجش زمان مشخص نمایید.
گام ۴: میزان زمان صرف شده در هر طبقه را مشخص کنید و نقاط مربوطه را به هم متصل کنید.
گام ۵: نتایج نمودار سنجش زمان را مرور کنید و آنگاه از ماتریس تبادل زمان برای تعیین جایگاه طبقات در خانه‌های «حذف»، «کاهش» یا «افزایش»، بسته به تغییری که تمایل دارید در طبقات زمانی ایجاد شود استفاده کنید و خانه‌ی «ایجاد» را نیز با حوزه‌های جدیدی که علاقه‌مند به سرمایه‌گذاری زمانی در آن‌ها هستید، پر نمایید.
گام ۶: زمان ایده آل قابل صرف برای هر طبقه‌بندی را بر مبنای نتایج ماتریس تبادل زمان مشخص نمایید و نقطه‌ها را با استفاده از خطوط منقطع برای نشان دادن میزان «ایدئال» به هم وصل کنید.
گام ۷: اقدامات لازم برای دستیابی به سرمایه‌گذاری زمانی ایدئال خود را ثبت و ضبط کنید.
شکل زیر نمونه‌ای از نمودار سنجش زمان برای مدیری ارشد است. در محور افقی، سرمایه‌گذاری‌های زمانی مانند جلسات کاری، کنفرانس‌های مجازی و مرور شاخص‌ها درج‌شده‌اند. در محور عمودی میزان زمان واقعاً صرف شده در هفته برای این فعالیت‌ها آمده است. در این مورد، زمان اندکی صرف استراتژی و برنامه‌ریزی انفرادی شده است، درحالی‌که زمان زیادی به جلسات عملیاتی و جلسات مربوط به گزارش‌های مستقیم اختصاص‌یافته است.
وقتی نمودار سنجش زمان تدوین شد، می‌توانید مشخص کنید که در صورت لزوم چه اصطلاحاتی باید در نحوه‌ی صرف مهم‌ترین منبع خود یعنی زمانتان اعمال کنید. تغییرات در تخصیص زمان را می‌توان با استفاده از ماتریس تبادل زمان تسریع کرد. ماتریس تبادل زمان، حوزه‌های صرف زمان در نمودار سنجش زمان را ارزیابی می‌نماید و از شما می‌خواهد اصطلاحات زمانی مناسب را در خانه‌ی مربوطه اعمال کنید؛ که شکل زیر ماتریس تبادل زمان را برای نمودار رسم شده نشان می‌دهد. اگرچه افراد خواهان زمان بیشتری هستند، آنچه اکثر افراد نیاز دارند، جهت‌گیری روشن‌تر و قاعده‌مندی بیشتر در خصوص چگونگی استفاده از زمانی است که در اختیاردارند.
