نمی‌خواهیم بگوییم ارسال ایمیل‌های انبوه به روش قدیمی بی‌ارزش هستند، اما باید توجه داشت این روش ارسال پیام قدری با ایمیل مارکتینگ متفاوت است؛ به دلایل مارکتینگ و قانونی باید مطمئن شوید ایمیل‌های شما از این دسته نباشند. اکثر متخصصان دیجیتال مارکتینگ می‌گویند: وقتی به کاری شک داری انجامش نده. ایمیل‌های خود را با محدود کردن پیام‌های مارکتینگ خود به گیرنده‌هایی که در ادامه می‌آید بهینه کنید؛
- افرادی که خودشان ایمیلشان را داده‌اند تا از شما اطلاعات بیشتر بگیرند. درواقع بسیاری از بازاریاب‌ها اکنون از سیستم بررسی دوگانه استفاده می‌کنند که به شخص اجازه می‌دهد با پاسخ دادن به ایمیل نخست، علاقه‌ی خود به ارتباط با ایمیل را نشان دهد؛ این کار به مشتری حق انتخاب می‌دهد.
- دوستان، همکلاسی‌ها، تولیدکننده‌ها، یا مشتریانی که درگذشته اطلاعات مشابه درخواست کرده‌اند.
- افرادی که یک دوست یا همکلاسی یا گروهی مربوط به کسب‌وکار شما به ارجاع داده‌اند با این ضمانت که آنان اطلاعات شمارا باعلاقه دریافت می‌کنند.
قبل از فشردن دکمه ارسال ایمیل مطمئن شوید حداقل پاسخ یکی از سؤالاتی که در ذیل آمده مثبت است:
- آیا گیرنده، خود از شما خواسته اطلاعات را برایش فراهم کنید؟
- آیا گیرنده یک دوست، همکلاسی، تولیدکننده یا مشتری است که قبلاً اطلاعاتی مشابه از شما درخواست کرده است؟
- آیا می‌توان اطمینان داشت صرفاً به خاطر این‌که دوست یا رابطی از شما خواسته پیامتان را برای فردی بفرستید، پس وی به دریافت این اطلاعات علاقه‌مند‌است؟ اگر تبلیغ یک مسابقه اتومبیلرانی را برای افرادی بفرستید که نامشان در فهرست گروه اتومبیلرانان منطقه ثبت‌شده، خب با استقبال مواجه خواهید شد؛ اما برای امنیت بیشتر، در نامه خود بنویسید اطلاعات تماس فرد را از چه منبعی به دست آورده‌اید درست همان کاری که هنگام تماس تلفنی انجام می‌دهید.
فهرست آدرس‌های ایمیلی که به‌دقت جمع‌آوری کرده‌اید روی وب‌سایت خود قرار ندهید> احتمالاً تابه‌حال وب‌سایت برخی شرکت‌ها، سایت‌های برگزاری رویدادهای خاص، یا سایت‌های رویدادهای ورزشی را دیده‌اید که فهرست مشتریان خود، شامل نام افراد و ایمیل آن‌ها را منتشر می‌کنند. فرستندگان هرزنامه‌ها منتظرند فهرستی از مشتریان خود منتشر کنید تا آن افراد را لقمه‌ی بعدی خود کنند. وقتی ایمیل مشابهی را به گروهی از گیرنده‌ها می‌فرستید باید نشانی ایمیل آن‌ها را پنهان کنید. برای حفظ حریم شخصی هر گیرنده، نام ایمیل خود را در قسمت فرستنده و نام مشتریان را در قسمت bcc بنویسید تا نشانی ایمیل آن‌ها مشخص نشود.
ایمیلی بنویسید که خوانده شود، وقتی مطمئن شدید گیرندگان از دریافت ایمیل در میل باکس خود استقبال می‌کنند از این راهنمایی‌ها برای تأثیرگذاری هرچه بیشتر ایمیل خود استفاده کنید.
- پیام‌های خود را صریح، غیررسمی و کوتاه بنویسید.
- از عنوان کوتاه، حداکثر هفت کلمه استفاده کنید یادتان باشد:
- اگر فردی، شخص گیرنده ایمیل را به شما معرفی کرده است در موضوع پیام خود در این مورد را قید کنید. با این کار، ایمیل شما هرزنامه تلقی نمی‌شود و گیرنده، نامه را باز می‌کند. این‌طور تصور کنید که بخش موضوع، عنوان پیام شماست. از آن برای جلب‌توجه و تشویق گیرنده به مطالعه بقیه متن استفاده کنید.
- خط آغازین پیام را طوری بنویسید که گیرنده احساس کند پیام را برای او نوشته‌اید. مثلاً «خبری خوب برای کاربران سیستم‌عامل مک» بهتر است از «خبری خوب برای علاقه‌مندان به رایانه».
- در صورت امکان پیام خود را در ده خط به پایان برسانید. به‌جای آنکه پیشنهاد خود را مفصل و طولانی شرح دهید. مشتریان را به وب‌سایت خود وصل کنید یا از آن‌ها بخواهید مشترک خبرنامه‌ی اینترنتی شما شوند تا بتوانید در آینده اطلاعات بیشتری به آنان ارائه دهید.
- ایمیل خود را طوری بنویسید که به‌راحتی خوانده شود. موضوعی برگزینید که توجه مخاطب را جلب کند. خط آغاز پیام باید جذاب باشد و فراموش نکنید، در ایمیل نیز پی‌نوشت اهمیت بسیار دارد. جملات طولانی ننویسید و متن پیام را به پاراگراف‌های حداکثر سه خطی کاهش دهید. بین پاراگراف‌ها دو فاصله بگذارید تا فضای خالی به وجود آورید. از نشانه‌های نگارشی مناسب استفاده کنید تا خوانایی متن بیشتر شود.
- امضای خود را در انتهای هر پیام بگنجانید. می‌توانید از این بخش برای ارائه اطلاعاتی در مورد کسب‌وکار، آدرس و شماره تلفن، آدرس وب‌سایت و اطلاعات بیشتر مانند دعوت از فرد برای اشتراک در خبرنامه اینترنتی‌تان استفاده کنید.
- متن خود را در حالت نوشتار سا ده بنویسد که فاقد هرگونه فرمت از پیش تعیین‌شده است. قابلیت اچ تی ام ال به شما اجازه می‌دهد تا گرافیک، متون رنگی و لینک‌ها را به متن اضافه کنید اما بیش از نیمی از گیرنده‌ها ترجیح می‌دهند ایمیل را به‌صورت ساده دریافت کنند. همچنین این نوع متن روی گوشی‌های همراه خوانایی بیشتری دارد. قابلیت اچ تی ام ال برای خبرنامه شما بسیار مفید است؛ اما اجازه دهید مشتریان خودشان فرمت دلخواهشان را انتخاب کنند.
مخاطب در هیچ کجا به‌اندازه صندوق میل باکس خود از مواجهه با پیام‌های تبلیغاتی ناخواسته مکدر نمی‌شود. در این مورد محتاط باشید و روابط موفقی بسازید.