بررسی زمان مناسب در ملاقات فروش باید کاری دائمی در چرخه فروش باشد. با بررسی برنامه زمانی در طول فروش در ارتباط با تغییرات اجتناب‌ناپذیر اولویت‌ها یا نیازهای مشتری قرار می‌گیرید. این موضوع از زمانی که فقط تعیین کند در ملاقات فروش در کجا و در چه موقعیتی قرار دارید، نتیجه مؤثرتری دارد. اگر مشتری مداوم به یاد آورد که شما درباره نیازهای برنامه زمان‌بندی او فکر می‌کنید، احتمال نتایج برنده_برنده افزایش می‌یابد و ضمانت بیشتری برای اعتبارهای تجاری فراهم می‌آید. زمانی که این بررسی را انجام می‌دهید، به سه نکته مهم توجه کنید.
- وقتی قرار ملاقات فروش می‌گذارید، آن را تائید کنید. هیچ فردی به‌جز آدم‌هایی که نمی‌توانند کارشان را سازمان دهند یا آدم‌های خودآزار، قبول نمی‌کنند که قرار ملاقاتی تنظیم کنند که می‌دانند زمان آن بسیار نامناسب است. وقتی تماس می‌گیرید تا قرار ملاقاتی تنظیم کنید، مطمئن شوید که زمان آن از نظر مشتری مناسب است. اگر او با جمعه موافق است اما خیلی از آن راضی به نظر نمی‌رسد، با صراحت آن را مطرح کنید: اگر روز دیگری بهتر از جمعه است، می‌توانیم زمان ملاقات را تغییر دهیم.
اگر معمولاً قرار را یک یا دو روز قبل از ملاقات با تلفن تائید کنید، این تماس می‌تواند فرصت دیگری به شما بدهد که مناسب بودن زمان ملاقات را بررسی کنید. اگر این توصیه‌ها را انجام ندهید، اطمینان می‌دهیم به ملاقات‌هایی خواهید رفت که هرچند زمان اولیه ملاقات بسیار اما حوادث به‌گونه‌ای پیش رفته که اکنون به وقتی نامناسب تبدیل شده است.
- ابتدای ملاقات فروش. بسیار مفید است که در ابتدای ملاقات، وقتی بر مناسب بودن وقت تأکید می‌کنید، محدودیت زمان را هم بررسی کنید. آیا هنوز می‌توانید نیم ساعت به من اختصاص دهید؟ اگر نتوانید ملاقات را به این صورت بررسی کنید زمانی که هاپکین وسط صحبت شما می‌پرد و حرفتان را قطع می‌کند، ممکن است خود را در حال از دست دادن تجارت حس کنید. اگر قرار ساعت ۳ بعدازظهر است و انتظار دارید که تا ساعت ۴ ادامه داشته باشد. در همان ابتدا روشن کنید که اگر ساعت ۳:۳۰ صحبت قطع شد، تعجب نکنید.
- پایان ملاقات فروش. قبل از آنکه ملاقات فروش تمام شود، موضوعی را که پرسش تعهد می‌نامیم، مطرح کنید؛ پرسش واضحی که از مشتری می‌خواهد تا ملاقات بعدی جهت پیشبرد فروش، کاری انجام دهد. می‌توانید چنین پرسش‌هایی را با پرسش‌هایی مربوط به برنامه زمانی ملاقات گره بزنید.
می‌توانید این نمونه‌ها را تا قبل از ۲۱ ژانویه به مجمع نشان دهید؟» یا «می‌توانیم کار را در ماه مارس آغاز کنیم؛ آیا این زمان با برنامه‌ریزی زمانی شما تضادی ندارد؟ پرسیدن مطالبی نظیر اینکه نیازهای زمان آتی را تعریف می‌کند، باعث می‌شود پروسه فروش به جلو حرکت کند.